Vodič kroz mere podrške razvoju inovativne privrede
17. avgusta 2020.
Online predavanje
19. avgusta 2020.

Kako napisati dobar e-mail?

Verujem da svi znate da napišete imejl koji ćete poslati prijateljima ili ljudima sa kojima sarađujete i poznajete ih. A da li znate kako biste poslali imejl potpunom strancu koji može (na neki način) da vam pomogne u poslu?

Ovaj imejl treba da privuče pažnju određene osobe i da kod nje stvori interesovanje za rešavanje vašeg problema, bilo kroz saradnju, uslugu ili samo profesionalni savet.

Ovakav vid komunikacije je dosta prisutan u svetu, a popularan izraz koji se koristi za mejlove koje šajete na ovaj način je COLD EMAIL. Termin je izveden iz kovanice “cold call” kojom se označavaju oni dosadni sales pozivi koje kompanije praktikuju (naročito Telešop i banke) da bi vam nudile koješta, često u vreme ručka ili dok uspavljujete bebu. Za razliku od poziva, ovakvi mejlovi su mnogo manje napadni, odličan su kanal da priđete nekom i znaju da budu veoma efektivni.

Malo sam se bavila ovom temom prošle nedelje – trebalo je da kontaktiram par firmi koje imaju potencijal da postanu partneri-prodavci softvera koji moj startap razvija, pa želim da svoja iskustva podelim sa vama.

 

Subject je bitan

Subject je isto što i naslov teksta. Ono što ovde piše često će biti presudan faktor da neko klikne i nastavi dalje, ili da jednostavno preskoči taj imejl. Nemojte dozvoliti da vas preskoče. Jedan od dobrih recepata u ovom slučaju je da primenite AIDA model i osigurate se da budete primećeni.

Postoji par stvari koje vredi ispoštovati da biste povećali šanse da vaša poruka bude pročitana:

  • Budite kratki i jasni – stručnjaci kažu da je 50 karaktera maksimum koji treba koristiti u naslovu imejla, a najbolji su oni naslovi koji mogu da se sažmu u jednu reč. Ovo je često nemoguće, ali se vi uvek možete truditi da budete sažeti i da u 3 reči kažete to što želite i što predstavlja srž poruke. Na primer: poziv za saradnju, partnerski program
  • Izbegavajte kovanice koje mogu da liče na SPAM i imejl sumljive sadržine – “POPUST!”, “Sjajna ponuda”, “Ponuda koju ne možete odbiti” i sl. su no, no.
  • Koristite ime firme ili osobe koja vas je preporučila u naslovu mejla – ovako ćete odmah privući pažnju i osigurati se da je primalac odvojio malo vremena za vas.

Prvi pasus privlači pažnju

Sada kada je vaša poruka otvorena, osigurajte se da će biti pročitana do kraja. Deo prvog pasusa često vidljiv u imejl klijentu (naročito ako koristite gmail), pa se trudite da tu kažete ono što će primaoca zainteresovati za vas i vaš problem.

Česta greška koju ljudi prave je da prvo napišu nešto o sebi i onda se raspišu sa željom da budu što jasniji. Tako ste prinuđeni da, pre nego što shvatite šta ta osoba želi, pročitate celu njenu životnu priču. Izvinite, ali koga briga? Želim da znam otkud ovaj imejl u mom inboxu, a ne gde si studirao / radio i šta sada planiraš da radiš u životu.

Ono što ovde treba da kažete je šta vam treba. Da li je to savet, podrška, partnerstvo… Recite to jasno i nedvosmisleno.

Moja taktika je da odmah budem direktna i kažem zašto šaljem imejl, pa sam zato počela  ovako:

“Poštovani gospodine Jovanoviću,

Želim da Vam ponudim da postanete distributer i prodavac softvera koji je moj tim razvio. Reč je o specijalizovanom softveru za…”

Naravno, mora se ispoštovati formalni stil poslovne komunikacije, inače možete izgledati neozbiljno i ostaviti loš utisak.

Recite zašto ste odabrali baš tu osobu

Nakon što ste rekli šta želite, recite ljudima i zašto ste odlučili da baš njih kontaktirate. Mora da postoji neki razlog zašto baš ta osoba može da vam pomogne. Ovo vam je prilika da laskate čitaocu i pokažete da ste uradili svoj domaći, tako što ćete pokazati neko elementarno znanje o firmi i poslovima kojim se bavi. Samo pazite, ne želite da zvučite kao neko ko se šlihta, već kao neko ko je upoznat sa radom te firme / osobe.

Imajte na umu da čak i kada kontaktirate neku firmu, vi u stvari pričate sa nekom osobom, pa se uvek tako i obraćajte. Firme nisu neki imaginarni entiteti, u njima rade ljudi koji vama zapravo trebaju.

U mom mejlu je to bila jedna rečenica:

“Odlučila sam da vas kontaktiramo zato što vidim da imate iskustva u prodaji softvera, kao što je ACME i verujem da će vam i moja ponuda biti interesantna.”

Kratko se predstavite

Sada je vreme da kažete ko ste vi i čime se bavite. Nemojte preterivati – iznesite par bitnih detalja i ostavite link gde ta osoba može da pročita nešto više, pod uslovom da je zanima.

U slučaju kada predstavljate svoj proizvod obavezno se potrudite da imate vebsajt gde su izneti svi detalji, osobine proizvoda, benefiti i tako dalje. Nema potrebe da sa tim davite u imejlu. Ako nekoga zanima, sigurno će pročitati. I nikako nemojte da zaboravite stranicu “O nama” kada pravite svoj vebsajt, jer tu možete da kažete više o sebi i svojim ciljevima, a neko koga zovete u pomoć može ovde da pročita vašu priču.

 

Akcija

Rekli šta vam treba, zašto baš toj osobi pišete i ko ste vi, sada recite i šta konkretno očekujete da ta osoba uradi. Ako kažete “Treba mi savet u vezi sa razvojem softvera” niste ništa konkretno rekli. Niste definiali da li vam treba savet u vezi sa određenim delom koda ili možda savet sa funkcionlanim razvojem. Nemojte ostaviti čitaoca da pogađa, nego recite konkretno. Takođe, ako tražite savet, izjasnite se da li želite da se sastanete, popričate preko skype ili da dobijete odgovor na imejl. Recite i tražite konkretne stvari.

Definisanjem akcije koja se očekuje olakšavate čitaocu da učini naredni korak i odgovori vam. Ako ne mora previše vremena da utroši na razmišljanje i odgovor, veće su šane da će vam pomoći.

Rezultat

Ljudi često nemaju vremena da se bave vašim problemima, pa im olakšajte što više možete. Pišite jednostavne, kratke i jasne mejlove sa jasnom porukom o tome šta želite od ljudi i kako oni to vama da dostave. Jasne instrukcije povećavaju šansu da dobijete ono što vam je potrebno.